Wie alle anderen technischen Geräte sind auch EDV-Anlagen Belastungen durch Staub, Ablagerungen und anderen Umwelteinflüssen ausgesetzt. Dadurch kann es zu Überhitzung, vorzeitigen Verschleißerscheinungen, Funktionsstörungen und sogar zum Totalausfall und Datenverlusten kommen.

Ein weiteres Kriterium stellt das Netzwerkbetriebssystem und die eingesetzte Software dar. So ist es von Zeit zu Zeit ratsam, die Systemeinstellungen zu kontrollieren und die Ereignisprotokolle zu überprüfen.

Durch die ständigen Datenbewegungen und dem Anwachsen des Informationsbestandes in Form von gespeicherten Dokumenten, Angeboten, Aufträgen, Rechnungen und Belegen aller Art kommt es mitunter zu Engpässen im Bereich der Festplattenkapazität oder das System wird den Leistungsanforderungen nicht mehr gerecht.

Ein fachgerechtes Service in regelmäßigen Abständen schafft hier Abhilfe und verhindert das Entstehen erheblicher Mehrkosten durch Systemstillstände oder der Rekonstruktion verlorengegangener Datenbestände.

Leider wird auf diese Tatsachen oft sehr wenig Bedacht genommen. Dabei ist die elektronische Datenverarbeitung mittlerweile in beinahe allen Unternehmen das Herzstück der zentralen Verwaltung und Organisation.